Fotos vom Firmenevent sammeln: was Sie HR und Geschäftsleitung sagen

Die besten Fotos von der Firmenfeier hat meist jemand aus dem Team auf dem Handy, und bis Montag sind sie vergessen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie mit einem QR-Code sammeln und was Sie dazu HR und der Geschäftsleitung sagen.

Kurz gesagt

• Stellen Sie den QR-Code an die Registrierung und zeigen Sie ihn auf der Leinwand. Die Kolleginnen und Kollegen scannen ihn und laden die Fotos im Browser hoch, sie brauchen also weder App noch Firmenkonto.
• Schicken Sie am Vortag eine kurze E-Mail, damit die Leute den Code vor Ort wiedererkennen.
• Schreiben Sie der Geschäftsleitung nach dem Event, wie viele aus dem Team Fotos hochgeladen haben. Lassen Sie die Namen weg, damit daraus kein Wettbewerb der Abteilungen wird.

Geben Sie den Leuten einen QR-Code statt eines geteilten Ordners

Ein geteilter Ordner auf dem Firmenlaufwerk funktioniert, bis jemand von extern kommt oder der Neue, der letzte Woche angefangen hat und noch keine Zugänge hat. Mit einem QR-Code müssen Sie niemandem Zugänge einrichten, denn der Freelancer lädt seine Fotos genauso direkt im Browser hoch wie die Chefin.

Stellen Sie den Code auf den Registrierungstisch und zeigen Sie ihn auf der Leinwand. An der Registrierung warten die Leute kurz auf ihr Namensschild und haben Zeit, ihn zu scannen. Auf die Leinwand schauen bei der Begrüßung alle, auch wer an der Registrierung vorbeigegangen ist.

Schicken Sie am Vortag eine kurze E-Mail

Wenn die Leute vorher wissen, wofür der Code ist, fragen sie an der Registrierung nicht nach und scannen ihn gleich. Diesen Text können Sie einfach kopieren:

Auf der Feier sehen Sie an der Registrierung und auf der Leinwand einen QR-Code. Scannen Sie ihn, geben Sie Ihren Namen ein (der Vorname reicht) und laden Sie hoch, was Sie fotografiert haben. Sie müssen nichts installieren und brauchen kein Konto. Die Fotos von allen sehen Sie dann in einer Galerie. Natürlich muss niemand etwas hochladen, aber wir freuen uns über jedes Foto.

Lassen Sie den letzten Satz nicht weg, denn niemand soll das Gefühl haben, dass die Fotos wie bei einer Anwesenheitsliste gezählt werden.

Was Sie HR antworten

HR wird fragen, was über die Leute gesammelt wird, und die Frage ist berechtigt. Diese Antworten können Sie weiterleiten. Eine Rechtsberatung sind sie allerdings nicht, gleichen Sie sie also mit den internen Richtlinien Ihrer Firma ab.

• Der Gast gibt nur einen Namen ein, gern auch einen Spitznamen. E-Mail oder Telefonnummer gibt er nicht an.
• Udalist bekommt nur die Fotos, die der Gast selbst auswählt. Auf Kontakte oder andere Fotos hat Udalist keinen Zugriff.
• Wer was hochgeladen hat, sieht nur der Veranstalter, die Kolleginnen und Kollegen in der Galerie nicht.
• Die Fotos liegen auf Servern in der EU, und die Galerie wird automatisch an dem Tag gelöscht, den Sie in den Event-Details sehen. Auf Ihre Anfrage löschen wir sie auch früher. Details finden Sie auf der Sicherheitsseite.

Was Sie der Geschäftsleitung nach dem Event schicken

Die Geschäftsleitung will wissen, ob die Leute mitgemacht haben. In der Gäste-Aktivität zählen Sie anhand der Namen, wie viele aus dem Team Fotos hochgeladen haben, und für die Präsentation reichen zwei Sätze:

[Anzahl] Kolleginnen und Kollegen haben Fotos in die Galerie hochgeladen. Alle Fotos haben wir in einer ZIP-Datei, sodass wir sie ins Intranet stellen können.

Namen oder eine Rangliste der Teams gehören nicht in die Präsentation. Wenn Sie aus der Übersicht einen Wettbewerb der Abteilungen machen, schicken Ihnen die Leute beim nächsten Mal keine Fotos mehr.