Für Hochzeitsplaner: So sammeln Sie die Gästefotos an einem Abend

Drei Wochen nach der Hochzeit fragt Sie das Brautpaar, ob jemand die Tische fotografiert hat, an die die beiden abends nicht gekommen sind. Die Antwort können Sie schon bei ihrer Abfahrt haben, wenn die Gästefotos im Ablaufplan einen festen Platz bekommen, genau wie der erste Tanz.

Kurz gesagt

• Stellen Sie die Karten mit dem QR-Code auf jeden Tisch und eine an die Bar.
• Der Moderator erwähnt die Galerie nach der Begrüßung und erinnert nur noch ein einziges Mal daran: vor dem letzten Lied.
• Schauen Sie zwischen den Gängen in die Gäste-Aktivität und sagen Sie dem Paar bei der Abfahrt, was Sie gesehen haben.

Fünf Zeilen für den Ablaufplan

1. Saal vorbereiten. Verteilen Sie die Karten auf die Tische und stellen Sie eine an die Bar. Am Tisch haben die Gäste sie den ganzen Abend vor sich, und an der Bar warten sie ohnehin auf ihr Getränk und haben einen Moment Zeit, den Code zu scannen.
2. Nach der Begrüßung. Der Moderator erwähnt kurz die Galerie, solange alle sitzen und zuhören.
3. Zwischen den Gängen. Schauen Sie in die Gäste-Aktivität, ob Fotos dazukommen. Das ist einer der wenigen Momente, in denen das Catering gerade nichts von Ihnen will.
4. Vor dem letzten Lied. Der Moderator erinnert noch einmal an den QR-Code und dann nicht mehr, denn eine dritte Erwähnung klingt nach Werbung, und die Gäste überhören sie.
5. Abfahrt des Paares. Wenn Sie dem Paar die Geschenke übergeben und die Heimfahrt klären, planen Sie eine Minute für die Galerie der Gäste ein.

Tipp: Fragen Sie das Paar vor der Hochzeit, ob es Premium hat. Der Free-Tarif ist auf 50 Fotos begrenzt, und das reicht für eine Hochzeit mit hundert Gästen nicht.

Was der Moderator sagt

Schicken Sie dem Moderator vorab drei kurze, fertig formulierte Sätze, denn eine improvisierte Ansage zieht sich schnell in die Länge, und nach der Hälfte hört niemand mehr zu.

„Haben Sie heute ein Foto gemacht, das Ihnen gefällt? Scannen Sie den QR-Code auf der Karte am Tisch, dann landet das Foto direkt in der Galerie des Brautpaars. Sie müssen nichts installieren.“

Wo genau die Karten stehen sollten, lesen Sie im Artikel zur Platzierung des QR-Codes.

Was tun, wenn die Gäste nicht hochladen?

Ist die Gäste-Aktivität eine Stunde nach der Ansage leer? Schauen Sie nach, ob Deko oder Menükarten die Karten verdecken. Wenn sie gut zu sehen sind, soll der Moderator seine einzige Erinnerung vorziehen.

Nur ein Teil der Gäste lädt Fotos hoch, auch wenn alles funktioniert. Auf fast jeder Hochzeit gibt es den Cousin mit vierzig Fotos und den Tisch, von dem kein einziges kommt. Sagen Sie das dem Paar vorher, damit es abends beim Blick auf eine halb leere Übersicht nicht erschrickt.

Was Sie dem Paar zum Abschied versprechen

Versprechen Sie eine fertige Galerie, von der die Gäste gehört haben. Bei der Übergabe sagen Sie dem Paar:

• Wie viele Gäste dazugekommen sind und wie viele Fotos schon in der Galerie sind.
• Bis wann die Gäste hochladen können. Im Free-Tarif haben sie 2 Tage, also passen auch die Fotos vom Frühstück am nächsten Tag hinein, im Premium-Tarif 7 Tage.
• Dass der Fotograf seine Galerie separat liefert und die Gäste sie um das ergänzen, was er nicht geschafft hat, zum Beispiel die Kinder auf der Tanzfläche.