Jak zebrać zdjęcia z imprezy firmowej i co powiedzieć HR i zarządowi

Najlepsze zdjęcia z firmowej imprezy ma zwykle w telefonie ktoś z zespołu i do poniedziałku o nich zapomni. Pokażemy wam, jak zebrać je jednym kodem QR i co przy tym powiedzieć działowi HR i zarządowi.

W skrócie

• Kod QR postawcie przy rejestracji i wyświetlcie na ekranie. Ludzie skanują go i dodają zdjęcia w przeglądarce, więc nie potrzebują aplikacji ani firmowego konta.
• Dzień wcześniej wyślijcie krótkiego maila, żeby wszyscy rozpoznali kod na miejscu.
• Po imprezie napiszcie zarządowi, ile osób dodało zdjęcia. Imiona pomińcie, żeby nie zrobił się z tego konkurs działów.

Zamiast wspólnego folderu dajcie ludziom kod QR

Wspólny folder na firmowym dysku działa, dopóki nie przyjdzie ktoś z zewnątrz albo nowa osoba, która zaczęła pracę w zeszłym tygodniu i jeszcze nie ma dostępów. Przy kodzie QR nikomu nie musicie nadawać dostępów, bo i współpracownik z zewnątrz, i dyrektor dodadzą zdjęcia prosto w przeglądarce.

Kod postawcie na stole rejestracji i wyświetlcie na ekranie. Przy rejestracji ludzie chwilę czekają w kolejce po identyfikator, więc mają czas go zeskanować. Na ekran z kolei podczas powitania patrzą wszyscy, także ci, którzy minęli rejestrację.

Dzień wcześniej wyślijcie krótkiego maila

Kiedy ludzie wiedzą wcześniej, do czego służy kod, przy rejestracji nie będą pytać, tylko od razu go zeskanują. Wystarczy skopiować ten tekst:

Na imprezie zobaczycie przy rejestracji i na ekranie kod QR. Zeskanujcie go, wpiszcie imię (nazwisko nie jest potrzebne) i dodajcie, co sfotografowaliście. Niczego nie trzeba instalować ani zakładać konta. Zdjęcia od wszystkich zobaczycie potem w jednej galerii. Oczywiście nikt nie musi dodawać zdjęć, ale ucieszymy się z każdego.

Ostatniego zdania nie pomijajcie, bo nikt nie powinien mieć wrażenia, że dodawanie zdjęć to lista obecności.

Co odpowiedzieć HR

Dział HR zapyta, jakie dane o ludziach się zbiera, i ma rację, że pyta. Te odpowiedzi możecie przesłać dalej. Nie są jednak poradą prawną, więc porównajcie je z wewnętrznymi zasadami firmy.

• Gość wpisuje tylko imię, może to być nawet ksywka. Nie podaje e-maila ani telefonu.
• Udalist dostaje tylko zdjęcia, które gość sam wybierze. Do kontaktów ani innych zdjęć nie ma dostępu.
• Kto co dodał, widzi tylko organizator, koledzy w galerii tego nie widzą.
• Zdjęcia są na serwerach w UE, a galeria usunie się sama w dniu, który widzicie w szczegółach wydarzenia. Na waszą prośbę usuniemy ją też wcześniej. Szczegóły znajdziecie na stronie o bezpieczeństwie.

Co wysłać zarządowi po imprezie

Zarząd chce wiedzieć, czy ludzie się zaangażowali. W przeglądzie aktywności gości policzycie po imionach, ile osób dodało zdjęcia, a do prezentacji wystarczą dwa zdania:

Zdjęcia do galerii dodało [liczba] osób. Wszystkie mamy w jednym pliku ZIP, więc możemy je wrzucić na intranet.

Imion ani rankingu zespołów do prezentacji nie wstawiajcie. Jeśli z przeglądu zrobicie konkurs działów, następnym razem ludzie nie będą wam wysyłać zdjęć.