Réunir les photos d'un événement d'entreprise et répondre aux RH

Les meilleures photos d'une soirée d'entreprise sont généralement dans le téléphone d'un collègue, qui les aura oubliées d'ici lundi. Voici comment les réunir avec un seul QR code, et quoi dire aux RH comme à la direction.

En bref

• Mettez le QR code à l'accueil et sur l'écran. Les collègues le scannent et envoient leurs photos depuis le navigateur, sans application ni compte d'entreprise.
• La veille, envoyez un court e-mail, pour que chacun reconnaisse le code sur place.
• Après l'événement, écrivez à la direction combien de collègues ont envoyé des photos. Laissez les noms de côté, pour que cela ne devienne pas un concours entre services.

Au lieu d'un dossier partagé, donnez un QR code

Un dossier partagé sur le drive de l'entreprise fonctionne, jusqu'à ce qu'arrive un prestataire, ou une recrue embauchée la semaine dernière qui n'a pas encore ses accès. Avec un QR code, vous n'avez d'accès à créer pour personne, car le prestataire comme le directeur envoient leurs photos directement depuis le navigateur.

Mettez le code sur la table d'accueil et sur l'écran. À l'accueil, les gens attendent un moment leur badge, ils ont donc le temps de le scanner. Et pendant le discours d'ouverture, tout le monde regarde l'écran, y compris ceux qui sont passés à côté de l'accueil.

La veille, envoyez un court e-mail

Quand les gens savent à l'avance à quoi sert le code, ils ne posent pas de questions à l'accueil et le scannent tout de suite. Il suffit de copier ce texte :

Pendant la soirée, vous verrez un QR code à l'accueil et sur l'écran. Scannez-le, écrivez votre nom (le prénom suffit) et envoyez ce que vous avez photographié. Rien à installer, pas besoin de compte. Vous verrez ensuite les photos de tout le monde dans une seule galerie. Personne n'est obligé d'envoyer quoi que ce soit, bien sûr, mais chaque photo nous fera plaisir.

Gardez la dernière phrase, parce que personne ne doit avoir l'impression qu'on fait l'appel avec les photos.

Que répondre aux RH

Les RH demanderont quelles données sont collectées sur les gens, et elles ont raison de le demander. Vous pouvez leur transmettre les réponses ci-dessous, mais ce n'est pas un conseil juridique, alors comparez-les avec la politique interne de l'entreprise.

• L'invité ne remplit que son nom, ou même un surnom. Il ne saisit ni e-mail ni téléphone.
• Udalist ne reçoit que les photos que l'invité choisit lui-même. Il n'a accès ni aux contacts ni aux autres photos.
• Qui a envoyé quoi, seul l'organisateur le voit, pas les collègues dans la galerie.
• Les photos sont stockées sur des serveurs dans l'UE et la galerie est supprimée automatiquement à la date indiquée dans le détail de l'événement. Si vous le demandez, nous la supprimons plus tôt. Les détails sont sur la page sécurité.

Ce qu'il faut envoyer à la direction après l'événement

La direction veut savoir si les gens ont participé. Dans l'activité des invités, vous comptez d'après les noms combien de collègues ont envoyé des photos, et deux phrases suffisent pour la présentation :

[nombre] collègues ont envoyé des photos dans la galerie. Nous les avons toutes dans un seul ZIP, nous pouvons donc les mettre sur l'intranet.

Ne mettez dans la présentation ni noms ni classement des équipes. Si vous faites de l'activité un concours entre services, la prochaine fois, les gens ne vous enverront plus leurs photos.