Cómo reunir las fotos de un evento de empresa y qué decir a RR. HH.

Las mejores fotos de la fiesta de empresa suele tenerlas en el móvil algún compañero, y para el lunes ya se ha olvidado de ellas. Te contamos cómo reunirlas con un código QR y qué decir a RR. HH. y a dirección.

En resumen

• Pon el código QR en el registro y en la pantalla. Tus compañeros lo escanean y suben las fotos desde el navegador, así que no necesitan app ni cuenta de empresa.
• El día antes manda un correo corto, para que la gente reconozca el código cuando lo vea allí.
• Después del evento cuéntale a dirección cuántos compañeros han subido fotos. No pongas nombres, para que no se convierta en una competición entre departamentos.

Da a la gente un código QR en lugar de una carpeta compartida

Una carpeta compartida en el disco de la empresa funciona hasta que llega un colaborador externo o alguien que entró la semana pasada y todavía no tiene accesos. Con el código QR no tienes que crearle accesos a nadie, porque tanto el externo como el director suben las fotos directamente desde el navegador.

Pon el código en la mesa de registro y en la pantalla. En el registro la gente espera un rato en la cola para recoger su acreditación, así que tiene tiempo de escanearlo. Y la pantalla la mira todo el mundo durante las palabras de bienvenida, incluso quien se saltó el registro.

El día antes, manda un correo corto

Si la gente sabe de antemano para qué sirve el código, no preguntará en el registro y lo escaneará enseguida. Basta con copiar este texto:

En la fiesta verás un código QR en el registro y en la pantalla. Escanéalo, escribe tu nombre (basta con el nombre de pila) y sube lo que hayas fotografiado. No hay que instalar nada ni hace falta cuenta. Luego verás las fotos de todos en una sola galería. Por supuesto, nadie está obligado a subir nada, pero te agradeceremos cada foto.

No quites la última frase, porque nadie debería sentir que las fotos son un control de asistencia.

Qué responder a RR. HH.

RR. HH. preguntará qué datos se recogen de la gente, y hace bien en preguntarlo. Puedes reenviar estas respuestas, pero no son asesoramiento jurídico, así que contrástalas con la política interna de la empresa.

• El invitado solo rellena su nombre, y puede ser un apodo. No introduce ni correo ni teléfono.
• Udalist recibe solo las fotos que el invitado elige. No tiene acceso a sus contactos ni al resto de sus fotos.
• Quién ha subido qué solo lo ve el organizador, no los compañeros en la galería.
• Las fotos están en servidores de la UE y la galería se borra sola en la fecha que ves en el detalle del evento. Si lo pides, la borramos antes. Los detalles están en la página de seguridad.

Qué mandar a dirección después del evento

Dirección quiere saber si la gente ha participado. En la actividad de los invitados cuentas por los nombres cuántos compañeros han subido fotos, y para la presentación bastan dos frases:

[número] compañeros subieron fotos a la galería. Las tenemos todas en un solo ZIP, así que podemos publicarlas en la intranet.

No pongas en la presentación ni nombres ni un ranking de equipos. Si conviertes la actividad en una competición entre departamentos, la próxima vez la gente no te mandará fotos.